БЛОГ БИЗНЕС АКАДЕМИИ 4SMART

Делаем собственников бизнеса счастливее

Главная / Сотрудник / Задачи сотрудникам / 9 обязательных правил постановки задачи сотрудникам

9 обязательных правил постановки задачи сотрудникам

/
637 Просмотров

Содержание статьи:

  1. Метод проб и ошибок
  2. 9 правил постановки задачи сотрудникам
  3. Ответственность при постановке задач

Вопрос, который волнует всех руководителей: “Как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы они выполнялись качественно и в срок”? Популярная технология постановки задач сотрудникам SMART, выделяет такие критерии идеальной задачи:

  • Конкретность (Specific);
  • Измеримость (Measurable);
  • Достижимость (Attainable);
  • Релевантность (Relevant);
  • Ограниченность по времени (Time-bounded).

Однако эти 5 слов не научат Вас как правильно поставить задачу сотруднику, как знание ПДД не научит хорошо водить автомобиль.

Метод проб и ошибок

Чтобы наладить эффективную систему постановки задач сотрудникам в своей компании, руководителю необходимо внедрить технологию, обкатать ее на своих сотрудниках, зафиксировать проблемные моменты, скорректировать их под специфику компании.

Мы сформулировали основные правила, позволяющие руководителю поставить задачу сотруднику так, чтобы наступить на наименьшее количество граблей.

9 правил постановки задачи сотрудникам

  1. Определите конечный срок выполнения задачи.

    Задача без срока выполнения — это просто пожелание, хотелка. Если Вы оставляете дедлайн на усмотрение подчиненного, то с таким же успехом можете сказать “выполни эту задачу, если хочешь”. Если Вы ждете, пока сотрудник сам догадается, когда нужно составить документ или прозвонить партнеров, то вероятнее всего, не дождетесь. А вот когда напротив задачи стоит “сделать до 10-го числа”, сотрудник понимает, что отвертеться от выполнения не получится.

  2. Помогите сотруднику расставить приоритетность задачи.

    За каждым сотрудником постоянно закреплено определенное количество задач. Он сам планирует, в каком порядке их выполнять, в зависимости от своей загруженности. Когда времени на выполнение не хватает, возникает потребность в расставлении приоритетов. И если планирование задач — обязанность сотрудника, то компетенцией для расставления приоритетов обладает руководитель, поскольку он рассматривает деятельность компании на стратегическом уровне. Сотрудник понятия не имеет, какая задача для компании важнее, и может только догадываться об этом.

  3. Онлайн программа по созданию команды и системы
    Онлайн программа по созданию команды и системы
  4. Разъясните конечную цель задачи.

    Когда сотрудник знает конечную цель задачи, он может внести полезные поправки в процесс ее выполнения. Например, руководитель просит распечатать визитки в конкретном принт-сервисе. Подчиненный выполняет задачу, не задумываясь о результате. Это директивный стиль. Если руководитель владеет более эффективными стилями управления, то он разъяснит подчиненному, что визитки нужны для участия в бизнес-конференции. Сотрудник загуглит и узнает, что в бизнес-центре, где будет проходить конференция, есть свой принт-сервис со скидкой для участников. Это сэкономит временной и денежный ресурс.

  5. Установите промежуточные этапы выполнения задачи и точки контроля.

    Если руководитель закладывает в задачу дополнительные цели, то промежуточные этапы в ней становятся не менее важны, чем конечный результат. Выполняя задачу “по-своему”, не так, как было оговорено, сотрудник может неосознанно саботировать некоторые цели руководства. Поэтому руководителю очень важно внедрить в компании правило — если промежуточные этапы задачи или способ ее выполнения проговорены или прописаны, то сотрудник обязан их придерживаться.

    Для многоэтапных задач также важно определить и прописать точки контроля, по которым руководитель будет проверять на какой стадии находится выполнение. Это дает возможность исправить возможные ошибки до наступления дедлайна.

  6. Установите бюджет, форму оплаты, ответственных за оплату.

    Система эффективной постановки задач сотрудникам обязательно должна учитывать финансовые затраты компании. Если руководитель понимает, что выполнение задачи требует затрат, то их лучше сразу внести в условия задачи. Чтобы сотрудник не тратил время на расспросы и уточнения, сразу сообщите ему, будет ли оплата произведена в наличной или безналичной форме, и к кому из финансово ответственных лиц нужно обратиться для ее внесения.

  7. Дайте сотруднику полномочия для привлечения помощи и делегирования задачи.

    Некоторые задачи требуют сотрудничества нескольких специалистов. Для того, чтобы они могли слаженно работать, необходимо дать определенные инструкции. Если, например, вы понимаете, что сотруднику понадобится помощь программиста и веб-дизайнера, дайте ему в устной либо письменной форме полномочие привлечь их к задаче. Привлекаемые к задаче сотрудники также должны знать о его полномочиях. То же касается делегирования задачи или ее части. Подчиненные должны заранее знать кто может делегировать, какой вид задачи, и в каком объеме.

  8. Спросите сотрудника, как он понял задачу? Есть ли еще вопросы?

    Типичная ситуация — подчиненный якобы понял задачу, но выполняет ее совершенно не так, как это предполагалось. Ему не хватает опыта, компетенции или он просто боится произвести глупое впечатление. Задайте 2 волшебных вопроса: “КАК ты понял задачу?” и “Есть ли ЕЩЕ вопросы?”. Вы удивитесь, как много вещей сразу станет на свои места. Но будьте осторожны: эти вопросы будут очень полезны для новичков, но могут демотивировать сотрудников с высоким уровнем зрелости.

    Чтобы избежать неловких ситуаций, ставьте задачу тому, кому точно хватит опыта, навыков и знаний, чтобы с ней справиться.

  9. Учите на ошибках.

    Если у Вас есть опыт совершения ошибки при выполнении какой-либо задачи, поделитесь им со своими сотрудниками. Проговорите «что, или как НЕ НАДО делать». Таким образом, Вы поможете человеку избежать ошибки, и извлечете пользу для компании из своего негативного опыта.

  10. Золотое правило постановки задач сотрудникам.

    Просто распечатайте это крупным шрифтом и повесьте на виду у всех сотрудников.

    • Неправильно выполненное задание = невыполненное задание!
    • Задание, выполненное не в сроки = невыполненное задание!
    • Не до конца выполненное задание = невыполненное задание!
    • Согласованное задание, выполненное несогласованными методами = невыполненное задание!

Ответственность при постановке задач

Ответственность за выполнение задачи лежит на том, кто ее принимает. Однако и от руководителя тут зависит очень многое.

Помните, если сотрудник все еще находится на директивном стиле управления, Вы должны не только поставить задачу, но и детально разъяснить, что, как, и в какой последовательности делать. Если вы этого не сделаете, есть вероятность того, что задача будет выполнена неправильно, так как изначально неправильно поставлена.

Правильное планирование задач для сотрудников и их постановка экономит время и деньги компании, а также сохраняет нервы Вам и Вашим коллегам.

Полезно? Поделитесь с друзьями или коллегами:
  • 6
    Shares
Оставить отзыв: